La Constitución Política de Colombia, en su artículo 15, consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información y los datos personales recolectados en bases de datos públicas o privadas. En desarrollo de este mandato constitucional, el Congreso de la República expidió la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

YOUR STORE ACCESSORIES S.A.S., identificada comercialmente como CELETIENE (en adelante, la "Compañía"), obedece rigurosamente a las disposiciones de la normatividad colombiana sobre protección de datos personales. Esta Política General de Tratamiento y Protección de Datos Personales es de obligatorio cumplimiento para la Compañía, sus administradores, clientes, colaboradores, contratistas y terceros encargados del tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales.

En cumplimiento de la normatividad colombiana sobre protección de datos personales, a continuación, se relacionan los datos de identificación de la empresa responsable del tratamiento de la información:

Nombre: YOUR STORE ACCESSORIES S.A.S. (CELETIENE)

NIT 901.188.659-9

Dirección: Avenida Calle 26 No. 69D-91, Oficina 504, Bogotá D.C.

Teléfono: +57 322 763 3156

Correo electrónico: servicioalcliente@celetiene.co

Sitio Web Oficial: www.celetiene.co

La presente Política tiene como objetivo establecer los criterios, directrices y procedimientos bajo los cuales la Compañía recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales de titulares (clientes, usuarios del sitio web
www.celetiene.co, empleados, candidatos a vacantes, proveedores y aliados comerciales), garantizando el ejercicio pleno del derecho fundamental de hábeas data.

Esta política se aplica de forma integral a todas las bases de datos que contengan información personal administrada por la Compañía en el territorio nacional colombiano, ya sea derivada de canales digitales (comercio electrónico, formularios web) o físicos (puntos de venta, contratos laborales, órdenes de compra).

El Tratamiento podrá realizarse mediante procedimientos manuales, semiautomatizados o automatizados, según el canal y la finalidad correspondiente, siempre con observancia de los principios y garantías previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es aquel que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos expresamente autorizados por la normatividad vigente y bajo estrictas necesidades operativas que lo justifiquen.
• Su tratamiento requerirá la autorización previa, explícita e informada del titular, en la cual se le informe de manera facultativa cuáles de los datos a suministrar tienen dicha calidad.
• Ninguna actividad de tratamiento podrá recolectar más datos sensibles de los estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad específica que motivó su recopilación.
• Se implementarán controles técnicos, humanos y administrativos de alta seguridad para salvaguardar la confidencialidad, integridad y acceso restringido de esta información.
• Queda absolutamente prohibido utilizar la información sensible con fines discriminatorios, de perfilamiento no autorizado o para cualquier uso distinto al expresamente consentido por el titular o permitido por la ley.

Los datos personales de niños, niñas y adolescentes están sometidos a un régimen reforzado de protección y no se considerarán sensibles por el solo hecho de pertenecer a un menor de edad. Su Tratamiento se sujetará a las reglas especiales previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Dato biométrico: Dato personal resultante de un tratamiento técnico específico relativo a características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que permita o confirme su identificación única. La simple captación de una imagen mediante videovigilancia no será tratada como dato biométrico salvo que se utilicen tecnologías o procesos orientados a la identificación biométrica.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del
tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos
dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un
Tratamiento del Encargado por cuenta del responsable.

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y es
un compromiso de La Compañía en desarrollo de su objeto social, el entender y
desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en
la Sentencia C-748 de 2011:

Legalidad en materia de Tratamiento de Datos personales: El Tratamiento a que se
refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en
ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. Transparencia: En el Tratamiento
debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del
Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan
de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme a la presente ley.

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o
Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados en una base de datos
deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del
Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y
acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Temporalidad o caducidad: El período de conservación de los datos personales será el
necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado; Los datos se
conservarán mientras exista relación contractual y posteriormente durante el término
necesario para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, laborales,
contractuales o para la defensa judicial de la compañía.

Interpretación integral de los derechos constitucionales: La Ley 1581 de 2012 se
interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos
constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la
honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información.

Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con
el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás
derechos constitucionales aplicables.

Finalidad: Cuando se actúe como responsable del Tratamiento, es decir, cuando esté
frente a un Titular que va a adquirir la calidad de Usuario o ya la tiene, le informará a
éste de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la información
a ser suministrada.

En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de
manera razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de
obtener de nuevo su consentimiento.

Libertad: este se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
No se podrá obtener, recolectar o divulgar información personal sin previo
consentimiento o autorización del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.

Los datos recolectados serán tratados exclusivamente para las finalidades autorizadas
por cada titular conforme a su categoría:

7.1. Clientes de la Plataforma (www.celetiene.co)

• Procesamiento de transacciones comerciales, emisión de facturación electrónica,
  validación de pagos y gestión logística de despacho de celulares, accesorios y
  bienes tecnológicos.
• Atención integral de peticiones, quejas, reclamos (PQR), gestión de garantías,
  devoluciones y soporte técnico postventa.
• Envío de campañas publicitarias, ofertas comerciales, boletines informativos,
  novedades y programas de fidelización a través de correo electrónico,
  mensajería instantánea (WhatsApp), llamadas, IVR o mensajes de texto (SMS),
  sujeto a autorización previa, expresa e informada cuando resulte exigible,
  respetando los canales autorizados por el Titular, las solicitudes de revocatoria o
  exclusión, el Registro de Números Excluidos (RNE) y las reglas aplicables de la
  Ley 2300 de 2023.
• Realización de estudios de mercado, análisis de hábitos de consumo,
  segmentación de bases de datos y medición de satisfacción del cliente.
• Consulta, reporte, circulación o actualización de información financiera y
  crediticia ante operadores o centrales de información únicamente cuando
  jurídicamente proceda, CELETIENE ostente la calidad correspondiente dentro
  del flujo de información y se cumplan la Ley 1266 de 2008, la Ley 2157 de 2021
  y demás normas aplicables, incluidas las autorizaciones y comunicaciones
  previas que resulten exigibles.

7.2. Empleados, Ex empleados y Candidatos a Vacantes (Talento Humano)

• Gestión completa de los procesos de selección, reclutamiento y vinculación
  laboral.
• Administración de nómina, liquidación y pago de salarios, primas, cesantías y
  aportes al Sistema General de Seguridad Social (EPS, ARL, Fondos de
  Pensiones, Caja de Compensación Familiar).
• Evaluación de desempeño, control de asistencia, cumplimiento del Código
  Sustantivo del Trabajo y ejecución de procesos disciplinarios internos.
• Control de acceso físico a las instalaciones de la Compañía y seguridad
  informática.
• Conservación de historiales laborales por los plazos de ley exigidos tras la
  terminación del vínculo contractual.
  Tratamiento restringido de datos sensibles relacionados con salud,
  incapacidades, restricciones o recomendaciones médico-laborales, seguridad y
  salud en el trabajo y demás información necesaria para el cumplimiento de
  obligaciones legales y laborales. El acceso a esta información se limitará al
  personal autorizado y a las finalidades estrictamente necesarias.

7.3. Proveedores, Contratistas

• Gestión contable, fiscal, tributaria y administrativa de pagos, causación de
  facturas y retenciones de ley.
• Evaluación, selección y seguimiento del cumplimiento contractual de los
  proveedores de bienes y servicios.

7.4. Visitantes de la Página Web, Redes Sociales y CRM

• Recolección, registro y almacenamiento de datos técnicos de navegación (como
  dirección IP, ubicación aproximada, tipo de dispositivo y tiempo de
  permanencia) para medir la audiencia, analizar el tráfico web y optimizar la
  experiencia de usuario en el sitio de comercio electrónico.
• Recopilación de información pública, interacciones (likes, comentarios,
  compartidos) y mensajes directos provenientes de perfiles de usuarios en
  plataformas sociales, utilizada para gestión de comunidad (community
  management), respuestas a consultas y estrategias de marketing orgánico.
• Centralización, estructuración y actualización masiva de perfiles de clientes,
  historiales de compras, preferencias comerciales y trazabilidad de interacciones
  para administrar de forma organizada la relación comercial a lo largo del ciclo
  de vida del cliente.

7.5. Call Center, Chat Bot, WhatsApp

• Grabación de llamadas de voz, registro de números de origen y almacenamiento
  de datos facilitados por los usuarios durante las comunicaciones telefónicas
  sostenidas con el área de servicio al cliente o ventas.
• Procesamiento automatizado de las interacciones, textos y datos ingresados por
  los usuarios en asistentes virtuales conversacionales para responder de forma
  inmediata consultas frecuentes y direccionar requerimientos.
• Captura, almacenamiento y uso de números telefónicos, nombres, historiales de
  chat y archivos multimedia compartidos por los usuarios para brindar atención al
  cliente, asesoría comercial sobre celulares, gestión de pedidos y soporte
  postventa a través de mensajería instantánea.
  Cuando las llamadas sean grabadas, la Compañía informará previamente al
  usuario sobre la existencia de la grabación y su finalidad, conservará los
  registros únicamente por el tiempo necesario y restringirá su acceso al personal
  autorizado.

7.6. Cookies, Google Analytics, Formularios y Campañas Meta:

• Almacenamiento y lectura de pequeños archivos de texto en el navegador del
  usuario (cookies propias y de terceros) con el propósito de recordar preferencias
  de sesión, autenticación, carritos de compras abandonados y métricas analíticas.
• Procesamiento automatizado de datos estadísticos de navegación y patrones de
  comportamiento digital a través de cookies de seguimiento para analizar el
  rendimiento del sitio web y mejorar las conversiones de venta.
• Recolección estructurada de datos de identificación y contacto (nombre, cédula,
  correo, teléfono) suministrados voluntariamente por los usuarios en campos de
  registro, cotización o suscripción para atender solicitudes específicas de la
  compañía.
• Tratamiento de datos de comportamiento, intereses demográficos y perfiles
  digitales gestionados mediante píxeles y herramientas de Meta (Facebook e
  Instagram) para la segmentación, medición de efectividad y redireccionamiento
  de pauta publicitaria digital.
  Las cookies estrictamente necesarias podrán operar para habilitar
  funcionalidades esenciales del sitio. Las cookies analíticas, publicitarias o de
  perfilamiento que impliquen Tratamiento de datos personales estarán sujetas a
  información clara y, cuando corresponda, a consentimiento previo mediante
  mecanismos que permitan al usuario aceptar, rechazar o configurar las categorías
  no esenciales.

7.7. Garantías y PQRS

• Registro, almacenamiento y gestión de datos personales, facturas de compra,
  historial técnico e imágenes de los equipos celulares ingresados a servicio
  técnico por defectos de fábrica o aplicación de pólizas de garantía legal.
• Recepción, trámite, almacenamiento y respuesta formal de los datos de contacto
  y detalles del caso expuesto por el titular en ejercicio de su derecho de petición o
  reclamos derivados de la relación de consumo.
  La información solicitada en formularios de PQR, garantías o servicio al cliente
  se limitará a los datos adecuados, pertinentes y necesarios para gestionar el
  requerimiento. Las autorizaciones para finalidades comerciales o publicitarias
  deberán mantenerse separadas de las necesarias para atender la solicitud del
  usuario.

7.8. Videovigilancia

• Captura, grabación y almacenamiento temporal de imágenes de clientes,
  empleados, contratistas y visitantes a través de circuitos cerrados de televisión
  (CCTV) ubicados en puntos de venta y sedes administrativas, con fines de
  seguridad física, prevención y gestión de incidentes y soporte probatorio. Las
  imágenes no serán sometidas a reconocimiento facial o identificación biométrica
  salvo que exista una finalidad legítima, base jurídica suficiente y controles
  reforzados para dicho Tratamiento.
• Los registros de videovigilancia serán conservados por un término máximo de
  noventa (90) días, salvo que deban preservarse por un período superior como
  soporte de una reclamación, investigación, actuación administrativa o proceso
  judicial. El acceso estará restringido y se implementarán avisos de
  videovigilancia visibles que identifiquen al Responsable, la finalidad y el
  mecanismo para consultar esta Política.

7.9. Menores de edad

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá carácter
excepcional y deberá responder y respetar su interés superior, asegurar el respeto de sus
derechos fundamentales y sujetarse a las reglas especiales previstas en el artículo 7 de la
Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.

• Cuando el Tratamiento resulte jurídicamente procedente, se obtendrá la autorización previa, expresa e informada del representante legal, garantizando previamente el derecho del menor a ser escuchado y valorando su opinión de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto. La respuesta a preguntas sobre datos de menores tendrá carácter facultativo cuando así lo establezca la ley.
• Los datos de menores no serán utilizados para mercadeo masivo, perfilamiento comercial ni finalidades incompatibles con aquella que justificó su recolección. Cuando CELETIENE vincule aprendices, candidatos o trabajadores menores de edad, aplicará estas garantías reforzadas sin perjuicio de las obligaciones laborales y de seguridad social correspondientes.

La información personal, comercial y financiera de los clientes podrá ser comunicada a entidades financieras, bancos, fintech, pasarelas de pago o aliados de financiación únicamente cuando resulte necesaria para gestionar un producto o servicio solicitado por el Titular, exista una base jurídica válida y se informe de manera clara el flujo de información. Cuando se trate de información financiera, crediticia, comercial o de servicios sujeta al régimen de hábeas data financiero, se observarán además la Ley 1266 de 2008, la Ley 2157 de 2021 y las demás disposiciones aplicables.

Dicho tratamiento tendrá como finalidades exclusivas:

• Efectuar estudios de viabilidad y análisis de riesgo crediticio.
• Validar la identidad del solicitante y prevenir posibles suplantaciones o fraudes.
• Administrar la relación contractual derivada del otorgamiento del crédito.
• Cumplir con las obligaciones de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y requerimientos normativos exigidos por la ley.

Según la forma concreta de integración con cada aliado, este podrá actuar como Responsable independiente o como Encargado del Tratamiento. CELETIENE documentará dicha calidad y, cuando exista una transmisión de datos por cuenta de la Compañía, formalizará las obligaciones del Encargado mediante el instrumento contractual correspondiente.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la compañía:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CELETIENE, en su condición de responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a CELETIENE, en su condición de Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por CELETIENE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, la cual será obtenida a través de medios físicos o digitales que permitan su consulta posterior.

Cuando se recolecten datos sensibles se informará expresamente al Titular el carácter facultativo de suministrarlos y se obtendrá autorización explícita cuando sea exigible. El Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes observará las garantías reforzadas previstas en esta Política y en la normativa vigente.

10.1. Casos en que no es necesaria la Autorización.

No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:

• Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Datos personales de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

En el evento en que La Compañía se encuentre frente a alguna de estas situaciones lo dejará claramente revelado, guardará copia de la solicitud y del documento de entrega por el tiempo previsto para conservación de documentos de acuerdo con la ley y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la Ley.

En el aparte de la Autorización, La Entidad indicará, la finalidad o finalidades perseguidas con el Tratamiento de los datos personales.

11.1. Consultas.

En desarrollo del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, denominado “Consultas”, el titular o sus causahabientes podrán elevar consulta sobre la información que de éste repose en las bases de datos administradas por La Compañía.

La solicitud podrá presentarse a través del correo electrónico servicioalcliente@celetiene.co, mediante los canales habilitados en www.celetiene.co o por comunicación escrita dirigida a Avenida Calle 26 No. 69D-91, Oficina 504, Bogotá D.C. La Compañía deberá conservar constancia de su recepción y trámite.

Dicha solicitud se responderá en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles desde el momento en que se reciba. Si por algún motivo justificado no es posible dar respuesta en ese tiempo, se le notificará al interesado antes de que venza el plazo, explicando la causa de la demora y fijando una nueva fecha, la cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2. Reclamos.

Una vez que reciba la solicitud de información, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado; si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de quince (15) días hábiles. En el evento en que La Compañía, considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular o a quien haya realizado válidamente la solicitud, de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por La Compañía debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de La Compañía, o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante La Compañía, o el Encargado, en los siguientes términos:

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El reclamo se formulará ante La Compañía, o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

En caso de que La Compañía, o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

La Compañía utilizará los canales institucionales definidos en esta Política para garantizar trazabilidad de la recepción, traslado y respuesta. Si el área que recibe una solicitud no es competente, deberá remitirla internamente al área responsable e informar al Titular cuando corresponda, sin afectar los términos legales aplicables.

Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo de este, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Área de Servicio al Cliente, con apoyo del área administrativa o jurídica que corresponda, será responsable de coordinar la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales. Canal principal: servicioalcliente@celetiene.co.

La Compañía, como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Los Encargados deberán implementar medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas al nivel de riesgo del Tratamiento, cumplir las instrucciones documentadas de CELETIENE y acreditar, cuando sea requerido,
  controles suficientes de confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido a los datos.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. Informar al Responsable cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

La Compañía, adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En desarrollo del principio de responsabilidad demostrada, la Compañía adoptará, mantendrá y documentará políticas, procedimientos y controles de seguridad de la información proporcionales a la naturaleza de los datos, las finalidades, los canales
utilizados y los riesgos identificados, incluyendo gestión de accesos, incidentes, conservación y eliminación segura de información.

Se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular Cuando La Compañía transmita o transfiera información personal a un proveedor de bienes y/o servicios, este deberá contar con las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.

La Compañía podrá transmitir datos personales a Encargados que presten servicios necesarios para su operación, dentro o fuera de Colombia, siempre que exista un contrato o cláusula de transmisión que determine el alcance del Tratamiento, las actividades a cargo del Encargado, las finalidades autorizadas, las obligaciones de seguridad y confidencialidad y las instrucciones del Responsable. Las transferencias nacionales o internacionales a terceros que actúen como Responsables independientes se realizarán con observancia del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, sus excepciones, los estándares aplicables sobre nivel adecuado de protección y, cuando corresponda, la autorización del Titular. La Compañía mantendrá identificados los terceros que intervienen en los flujos de información y su rol jurídico.

La información recopilada (datos de identificación, imágenes de videovigilancia, direcciones IP, historiales transaccionales, ubicación aproximada y datos de contacto) podrá ser utilizada y analizada por la Compañía únicamente en la medida necesaria para validar identidad, mitigar riesgos y prevenir fraude, suplantación, operaciones inusuales y otros eventos de seguridad. La consulta de listas restrictivas o fuentes privadas se realizará únicamente cuando exista habilitación jurídica y resulte pertinente de acuerdo con la naturaleza de la relación o transacción.

Para cumplir con este propósito, la Compañía podrá realizar las siguientes actividades de tratamiento:

Verificación de autenticidad de documentos de identidad ante bases de datos públicas o privadas autorizadas.

Monitoreo y análisis de patrones de comportamiento transaccional en puntos de venta físicos y canales de comercio electrónico.

Consulta y reporte en listas restrictivas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando las normas del sector o la naturaleza de la transacción lo exijan.

Conservación de registros probatorios (como soportes de pago, firmas, registros de videovigilancia o bitácoras digitales) para atender investigaciones internas,
auditorías o requerimientos de autoridades judiciales y administrativas competentes.

La presente Política entra en vigencia el diez (10) de septiembre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y autorizadas y, posteriormente, durante los períodos exigidos por obligaciones legales, contables, tributarias, laborales, contractuales, administrativas o de defensa judicial. Cumplida la finalidad y agotados los deberes de conservación, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a mecanismos técnicos adecuados de eliminación.

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos cuando resulte legalmente procedente. La revocatoria o supresión no procederá respecto de información que deba conservarse por mandato legal, contractual, judicial o administrativo, ni cuando el Tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación vigente.

Cualquier cambio sustancial de esta Política que afecte la identificación del Responsable, las finalidades o el Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares antes de su implementación y, cuando corresponda, se obtendrá una nueva autorización. La versión vigente estará disponible en www.celetiene.co.